Mungkin banyak pebisnis yang tertarik untuk mengalihkan usahanya menjadi sistem remote atau hybrid. Alasannya adalah bekerja dengan sistem remote dinilai bisa memangkas biaya operasional kantor.
Selain itu, bekerja secara remote juga lebih efisiensi dari segi waktu dan tenaga. Anda dan tim tak perlu lagi lelah menembus macet jalan. Waktu yang tersisa pun bisa dimaksimalkan untuk beristirahat dan merasakan kehidupan yang seimbang.
Bila Anda sedang mencari mempertimbangkan pindah lokasi kantor, maka harus membaca tips sebelum sewa virtual office atau serviced office. Simak ulasannya hingga habis, ya.
Apa Keuntungan Sewa Serviced dan Virtual Office?
Serviced office dan virtual office merupakan salah satu jenis sewa kantor yang sedang naik daun belakangan ini. Berkat harganya yang lebih terjangkau, semua pebisnis berkesempatan untuk memiliki kantornya sendiri.
Pengertian virtual office adalah jenis sewa kantor secara non-fisik yang berlokasi di gedung perkantoran. Sehingga, pebisnis yang menyewa kantor virtual bisa menggunakan alamat virtual office sebagai domisili perusahaan mereka.
Sedangkan, serviced office merupakan penyewaan ruang kerja di sebuah gedung perkantoran. Ruang kerja tersebut dibuat privasi dan hanya digunakan oleh perusahaan Anda.
Meski begitu, ada beberapa perbedaan antara kantor virtual dan kantor serviced yang harus Anda ketahui. Perbedaan yang paling terlihat adalah fasilitas ruang kerja. Jika Anda menyewa kantor virtual, maka hanya akan mendapatkan alamat kantor saja.
Sedangkan, jika sewa serviced office tentunya Anda bisa bekerja dari ruangan sendiri yang telah disediakan oleh penyedia layanan. Anda pun bisa lebih fleksibel menggunakan ruang rapat dan area lainnya.
Berikut ini adalah beberapa keuntungan jika kamu sewa serviced office atau virtual office:
- Dapat menggunakan alamat kantor sebagai domisili perusahaan, sehingga Anda bisa mendaftarkannya untuk legalitas bisnis.
- Menaikkan citra positif dan profesional bisnis.
- Bisa merasakan bekerja di gedung bergengsi dan berlokasi strategis.
- Menghemat biaya operasional kantor.
- Mendapatkan fasilitas staf back-office, seperti resepsionis, IT support, dan cleaning staff.
- Mendapatkan fasilitas administratif kantor, seperti handling surat dan paket, penjawab telepon, dan call center.
- Khusus untuk kantor serviced, bisa mengakses berbagai ruangan di kantor, seperti pantry, ruang rapat, dan lounge.
- Membangun networking dengan pebisnis lain.
Hal yang Diperlukan Sebelum Sewa Serviced dan Virtual Office
Tentu ada beberapa persiapan yang harus Anda lakukan sebelum menyewa serviced office atau virtual office. Agar tidak bingung, simak ulasannya berikut ini.
1. Menentukan jenis kantor sesuai kebutuhan
Sebelum Anda sewa virtual office, pastikan untuk mengetahui fungsi dan keuntungan menggunakan layanan kantor tersebut. Pasalnya, tidak semua tipe bisnis cocok menggunakan sistem kantor virtual yang mayoritas aktivitasnya berada di internet.
Anda perlu menentukan jenis dan tujuan bisnis agar penggunaan kantor serviced atau virtual office bisa lebih efektif. Setelahnya, tentunya jenis kantor yang sesuai kebutuhan bisnis.
Misalnya, bisnis Anda adalah startup AI maka akan lebih butuh kantor virtual. Pasalnya, Anda hanya perlu alamat kantor sebagai domisili perusahaan serta layanan resepsionis saja. Aktivitas kerja yang lain tentunya bisa dilakukan secara remote.
Di sisi lain, bisnis konstruksi tentu akan lebih cocok menggunakan serviced office. Anda dan tim pasti butuh ruangan privat untuk berdiskusi, mengerjakan proyek, bahkan menerima klien.
2. Menghitung jumlah orang yang akan mengisi serviced office
Semakin banyak kapasitas orang dalam ruangan, maka harga sewa serviced office akan tambah mahal. Hal ini tentu tidak jadi masalah jika bisnis Anda hanya terdiri dari beberapa orang saja. Namun, bila tim Anda terdiri dari banyak orang, maka harus mencari solusi yang lebih baik.
Tentu hal ini tidak harus Anda alami jika menyewa kantor virtual. Pasalnya, virtual office tidak memiliki fasilitas ruang pribadi untuk digunakan oleh penyewa. Anda hanya bisa menggunakan ruang meeting dengan kuota jam yang telah diatur oleh penyedia layanan.
3. Menyiapkan media komunikasi dengan tim
Ritme komunikasi saat kerja remote tentu akan berbeda dengan bekerja tatap muka di kantor. Jika telah memutuskan untuk mengalihkan bisnis menggunakan virtual office atau serviced office, maka harus menyiapkan media komunikasi yang efektif di antara tim.
Anda bisa memanfaatkan berbagai software untuk bekerja, seperti Zoom, Google Meet, Slack, dan masih banyak lainnya. Jangan lupa sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
4. Melakukan survey kantor sesuai lokasi yang diinginkan
Setelah menentukan jenis kantor sesuai tipe bisnis, maka Anda bisa mulai mencari lokasi kantor yang diinginkan. Anda bisa mencari layanan virtual office dan serviced office melalui internet. Carilah kantor yang berada di lokasi strategis atau gedung perkantoran prestisius.
Selain lewat internet, Anda juga bisa langsung survey kantor ke lokasi gedung yang diinginkan. Kunjungi gedung kantor yang Anda incar, kemudian tanyakan kepada resepsionis gedung perihal layanan virtual office dan serviced office yang tersedia di sana.
5. Memilih penyedia layanan yang kredibel
Bila telah mendapatkan lokasi kantor yang diinginkan, hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah memilih penyedia layanan virtual office dan serviced office tepercaya.
Pasalnya, ada banyak penyedia layanan yang memberikan sewa kantor virtual di gedung perkantoran yang sama. Oleh sebab itu, Anda harus menyaring penyedia layanan dengan cermat.
Anda bisa menanyakan segala hal yang berkaitan tentang layanan, fasilitas, harga, serta peraturan kepada pihak penyedia layanan. Jangan ragu untuk mencari tahu secara detail sebelum memutuskan menyewa kantor di layanan tersebut.
Untuk lebih meyakinkan, Anda juga dapat mencari review dari orang yang sedang dan telah menggunakan jasa penyedia layanan sewa kantor virtual dan serviced tersebut. Membaca review dari media sosial dan Google juga bisa sangat membantu, lho.
6. Memilih paket sesuai budget
Jenis sewa kantor virtual biasanya hadir dalam beberapa paket. Mulai dari paket standar seperti hanya mengurus bagian resepsionis, hingga paket lengkap seperti mengurus legalitas perusahaan. Harga dari setiap paket pun tentunya berbeda-beda.
Begitu pun dengan harga sewa serviced office yang menyesuaikan besar dan kapasitas ruangan. Semakin besar dan lengkap fasilitas tentu harga sewanya akan semakin tinggi.
7. Pastikan fasilitas yang Anda dapatkan sudah sesuai
Salah satu satu keuntungan dari menyewa kantor serviced adalah tersedianya fasilitas untuk menunjang pekerjaan. Mulai dari furnitur, jaringan internet, AC, hingga air minum. Layanan kebersihan dan keamanan juga sudah terjamin jika menyewa serviced office.
Selain itu, sewa virtual office juga hadir bersama layanan back-office dan handling administrasi lainnya, seperti menerima surat dan meneruskan panggilan telepon.
Pastikan penyedia layanan memiliki kontak untuk dihubungi jika sewaktu-waktu Anda menemukan kendala yang berkaitan dengan kantor virtual atau serviced.
8. Menyiap dokumen untuk sewa kantor
Apakah Anda sudah yakin dengan penyedia layanan virtual office atau service office tersebut? Jika iya, maka saatnya menyiapkan dokumen untuk sewa kantor.
Ketentuan dokumen untuk sewa kantor virtual atau serviced tentunya berbeda-beda tergantung regulasi dari penyedia jasa. Menurut artikel dalam laman Gapura Office, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen saat sewa virtual office dan service office, seperti Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP), dokumen perizinan, SIUP, dan NPWP.
9. Perhatikan Surat Perjanjian Anda
Setelah mendaftarkan dokumen untuk proses perjanjian sewa, tentunya Anda akan mendapatkan draft surat perjanjian terlebih dahulu. Sangat disarankan untuk membaca dengan teliti isi surat tersebut.
Sebelum menandatangani kontrak sewa, pastikan jika Anda akan mendapatkan fasilitas yang tertera di surat perjanjian. Perhatian dengan detail hal apa saja yang akan Anda dapatkan dari paket sewa kantor tersebut. Selain itu, cek juga harga sewa dan nomor kontak penyedia jasa.
Itulah dia hal yang harus diperhatikan sebelum menyewa serviced office ataupun virtual office. Tak sekadar langsung menyewa layanan, kamu pun harus mempersiapkan berbagai hal sebelumnya, termasuk kesiapan tim dan jalur komunikasi.
Tulis di kolom komentar jika Anda memiliki tips lainnya sebelum sewa kantor virtual!
