Perkembangan bisnis yang pesat menghadirkan jenis-jenis kantor yang semakin beragam. Kini, pebisnis dan perusahaan tak hanya terpaku dengan satu pilihan jenis kantor saja sebagai pilihan tempat bekerja. Melainkan, hadir jenis kantor virtual yang disesuaikan dengan kebutuhan masa kini.
Virtual office menjadi salah satu jenis kantor yang banyak digunakan oleh pebisnis dan perusahaan saat ini. Apakah kantor ini sangat berbeda dengan kantor konvensional? Mari simak ulasan perbedaan kantor virtual dan kantor konvensional.
Apa Itu Virtual Office?
Kantor virtual atau virtual office menjadi salah satu opsi yang banyak dipilih oleh perusahaan yang bekerja secara remote atau startup. Virtual office merupakan jenis kantor non-fisik yang menyewakan alamat kantor sebagai domisili legal perusahaan.
Alamat dari kantor virtual bisa digunakan sebagai salah satu syarat pengurusan legalitas berusaha di Indonesia, seperti NIB dan SIUP. Sehingga, Anda bisa menjalankan bisnis dengan maksimal sesuai aturan pemerintah.
Virtual office merupakan alternatif terbaik bagi perusahaan yang ingin menghemat budget. Anda bisa merasakan berbagai manfaat selayaknya sewa di gedung perkantoran, tanpa harus benar-benar menyewa ruangan tersebut. Kantor jenis ini biasanya berlokasi di gedung perkantoran strategis dan prestisius.
Pengertian Kantor Konvensional
Apakah Anda pernah melihat deretan gedung perkantoran di sepanjang jalan protokol? Nah, itulah yang disebut sebagai kantor konvensional. Banyak penamaan untuk jenis kantor satu ini, seperti kantor tradisional, biasa, atau fisik.
Kantor konvensional adalah kantor fisik dengan berbagai ukuran, mulai dari ruko hingga gedung bertingkat. Kantor jenis ini biasanya disewakan mulai dari per blok, per lantai, atau bahkan satu gedung.
Fasilitas yang tersedia di kantor konvensional biasanya disediakan oleh pihak pengelola gedung. Mulai dari pantry, lobi, toilet, hingga area parkir siap untuk digunakan oleh penyewa gedung perkantoran.
Perbedaan Virtual Office dan Kantor Konvensional
Apa saja perbedaan kantor virtual dan kantor fisik pada umumnya? Daripada semakin penasaran, cek ulasannya berikut ini.
1. Bentuk kantor yang berbeda
Hal yang paling terlihat dari perbedaan antara kantor virtual dan kantor konvensional adalah bentuk yang berbeda. Kantor konvensional pasti memiliki fisik bangunan yang dapat didatangi. Penyewa gedung dapat menggunakannya untuk kegiatan bekerja hingga meeting dengan klien.
Di sisi lain, jika Anda menggunakan jasa kantor virtual maka memiliki ruangan khusus dalam gedung perkantoran tersebut. Penyedia jasa virtual office memang berada di dalam gedung perkantoran, tetapi hak yang Anda dapatkan hanya berupa peminjaman alamat kantor saja.
2. Harga sewa kantor
Perbedaan antara virtual office dan kantor fisik tentu terlihat pada harga sewa yang harus dikeluarkan. Menyewa kantor konvensional tentu memerlukan dana yang cukup banyak, apalagi jika Anda memilih kantor di gedung perkantoran yang prestisius.
Selain itu, Anda juga harus membayar uang perawatan gedung dan tagihan kantor, seperti air, listrik, internet, dan lain sebagainya. Perkiraan harga sewa kantor konvensional bisa puluhan juta per tahun.
Harga sewa virtual office tentu jauh lebih murah daripada kantor konvensional. Anda tak perlu repot membayar uang sewa gedung dan biaya perawatan. Anda hanya perlu mempersiapkan uang sewa mulai dari Rp3 juta per tahun untuk menyewa layanan virtual office.
3. Fasilitas kantor yang beda
Jika berbicara fasilitas maka kantor konvensional adalah pemenangnya. Anda bisa mendapatkan fasilitas kantor yang komplet, mulai dari ruangan kerja, ruang rapat, pantry, hingga lounge kantor.
Selain itu, di gedung kantor konvensional juga biasanya sudah tersedia penyejuk ruangan, internet, dan air. Fasilitas resepsionis dan staf kebersihan pun bisa Anda dapatkan di kantor fisik. Tentu hal ini tergantung jenis kantor fisik yang Anda pilih.
Sementara itu, sesuai namanya kantor virtual lebih banyak memberikan layanan secara online. Beberapa fasilitas kantor virtual adalah alamat korespondensi, penerimaan surat, paket, dan telepon oleh resepsionis, dan customer service untuk kantor.
Beberapa paket kantor virtual juga memungkinkan penyewa untuk menggunakan ruang meeting dengan jumlah kuota terbatas. Perlu diingat, setiap paket penyewaan akan memiliki fasilitas yang berbeda-beda.
4. Perbedaan dalam durasi sewa
Bila Anda masih belum yakin dengan keputusan mencari kantor sebagai tempat untuk bekerja, maka bisa memilih sewa kantor virtual terlebih dahulu. Durasi sewa kantor virtual lebih fleksibel jika dibandingkan kantor konvensional.
Beberapa kantor konvensional menerapkan peraturan penyewaan ruangan kantor untuk durasi yang cukup lama seperti 5 tahun. Sedangkan, virtual office bisa disewa mulai dari satu bulan saja.
5. Tipe penyewa kantor yang berbeda
Pekerja lepas, pebisnis dari perusahaan startup, dan kantor dengan sistem kerja remote tentu lebih cocok memilih kantor virtual. Aktivitas kerja yang dilakukan secara online pun tidak akan menjadi hambatan.
Sementara itu, perusahaan besar dengan banyak karyawan pasti lebih pas jika menggunakan kantor konvensional sebagai tempat kerja. Mereka yang sering mengadakan meeting dengan klien atau stakeholders juga perlu tempat rapat yang memadai. Hal ini tentu tersedia di kantor fisik modern.
6. Kantor konvensional lebih mudah untuk berkolaborasi
Untuk urusan kolaborasi antar divisi mungkin akan lebih mudah dilakukan jika Anda dan tim berada dalam ruangan yang sama. Oleh sebab itu, kantor konvensional menjadi pilihan yang tepat bila Anda mengedepankan kolaborasi dan produktivitas tim.
Aktivitas kerja di kantor virtual lebih banyak terjadi melalui internet dengan memanfaatkan teknologi. Meski bertemu secara daring, tetapi kolaborasi juga masih dapat tercipta lewat tools untuk berkomunikasi.
7. Tipe komunikasi daring dan langsung
Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, tipe komunikasi yang terjadi dalam kedua jenis kantor ini juga berbeda. Bila bekerja secara virtual maka kita memanfaatkan teknologi untuk berkomunikasi. Hal ini tentu akan menjadi masalah jika terjadi gangguan sinyal. Miskomunikasi juga sangat mungkin terjadi pada saat berdiskusi lewat daring.
Komunikasi secara langsung tentu akan dilakukan jika bekerja di kantor konvensional. Mengadakan meeting secara mendadak pun dapat dengan mudah dilakukan. Berkomunikasi face-to-face bisa menumbuhkan interaksi yang lebih maksimal.
8. Tingkat keamanan virtual masih dipertanyakan
Keamanan menjadi salah satu aspek yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih kantor. Pasalnya, berbagai aset kantor baik fisik maupun data disimpan dalam kantor.
Kantor konvensional tentu memiliki tingkat keamanan yang lebih baik dibanding kantor virtual. Keamanan dalam gedung kantor dapat dimaksimalkan dengan penjagaan satpam, kamera CCTV, dan akses pintu yang menggunakan kunci.
Di sisi lain, tingkat keamanan virtual office masih terbilang berisiko. Meski bukan berupa fisik, tetapi aset yang harus diamankan adalah data penting dan konfidensial. Anda bisa menambahkan software untuk mencegah hacker mengakses data kantor.
9. Perbedaan fleksibilitas bekerja
Virtual office identik dengan fleksibilitas bekerja dari mana pun dan mengandalkan jaringan internet. Hal ini sangat ideal untuk perusahaan sistem kerja remote yang tak mengharuskan seseorang berada di ruang kerja.
Sedangkan, kantor konvensional mengharuskan karyawan datang ke kantor untuk bekerja. Biasanya jam kerja telah diatur oleh perusahaan agar hasil kerja bisa lebih efektif. Tentu hal ini menjadi tantangan bagi pekerja yang membutuhkan waktu kerja yang fleksibel.
10. Perbedaan efisiensi tenaga dan waktu
Tak bisa dipungkiri jika tantangan bekerja dari kantor konvensional adalah saat proses menuju kantor. Anda harus mengalokasikan waktu menuju tempat kerja. Pastinya Anda harus mempersiapkan diri untuk menghadapi macet jalan di jam-jam sibuk.
Hal ini berbeda dengan virtual office. Perusahaan yang menggunakan jasa virtual office biasanya memiliki sistem kerja jarak jauh, bisa dikerjakan di rumah atau di coworking space. Efisiensi tenaga dan waktu menjadi salah satu keunggulan dari sewa kantor virtual.
Perbedaan yang paling terlihat dari kantor virtual dan kantor konvensional adalah bentuk fisik kantor, fasilitas, harga, serta fleksibilitas dalam bekerja. Perusahaan startup dan mereka yang bekerja secara online tentu sangat cocok menyewa jasa virtual office.
Sebaliknya, jika Anda membutuhkan tempat kerja yang lengkap serta dapat memfasilitasi kebutuhan kerja karyawan, maka kantor konvensional adalah jawaban yang lebih tepat. Tentu Anda harus menyiapkan budget yang besar bila tertarik dengan opsi ini.
Pilihlah jenis kantor sesuai dengan tipe bisnis dan kebutuhan Anda. Perhatikan juga berbagai fasilitas dan kemudahan yang bisa didapatkan dari kantor pilihan Anda.
Kira-kira jenis kantor apa yang cocok untuk Anda? Tulis di kolom komentar.
