Saat ini jenis kantor sudah tak lagi hanya sebatas kantor fisik saja, tetapi juga ada kantor virtual. Banyak perusahaan dengan sistem kerja remote yang memilih virtual office sebagai kantor mereka. Faktanya, manfaat virtual office bisa dirasakan oleh berbagai pihak, mulai dari pebisnis hingga karyawan.
Bila Anda masih mencari tahu tentang manfaat virtual office untuk bisnis, coba simak ulasan dari Office Map berikut ini.
Pengertian Virtual Office
Virtual office atau kantor virtual adalah jenis kantor non-fisik yang menyewakan alamat kantor sebagai domisili legal perusahaan. Kantor jenis ini biasa berlokasi di gedung perkantoran strategis dan prestisius.
Bila Anda mencari solusi sewa tempat usaha dengan budget rendah, maka virtual office bisa jadi solusi yang tepat. Anda pun bisa merasakan berbagai keuntungan selayaknya memiliki ruangan di gedung perkantoran tanpa harus benar-benar menyewa ruangan tersebut.
Anda bisa menyewa jasa kantor virtual untuk mendapatkan alamat legal demi kepentingan berbisnis. Seperti pengurusan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau Nomor Induk Berusaha (NIB), pembuatan NPWP perusahaan, surat Pengusaha Kena Pajak (PKP), dan lainnya.
Perusahaan Apa Saja yang Cocok Menggunakan Virtual Office?
Faktanya, tidak semua perusahaan cocok menyewa virtual office. Apalagi jika perusahaan tersebut sering beraktivitas secara langsung atau face-to-face. Virtual office memang lebih diperuntukkan bagi perusahaan yang berbasis internet.
Berikut adalah beberapa perusahaan yang direkomendasikan menggunakan virtual office.
1. Pekerja independen
Mungkin banyak yang mengira jika pekerja independen atau freelancer tidak membutuhkan jasa virtual office. Bagi Anda yang ingin menaikkan nilai profesionalisme dan kredibilitas maka bisa dengan cara menyewa kantor virtual.
Lewat kantor virtual maka freelancer akan mendapat alamat perusahaan di gedung yang prestisius, bisa mendaftar SIUP mikro, hingga mengadakan meeting bersama klien di ruang rapat penyedia jasa.
2. Perusahaan startup yang masih merintis
Perusahaan yang masih merintis tentu perlu menganggarkan dana sebaik mungkin. Selain itu, biasanya perusahaan startup juga masih belum memiliki banyak tim. Oleh sebab itu, Anda bisa menyewa alamat di virtual office sebagai persyaratan administrasi dan legalitas.
3. Perusahaan dengan sistem kerja jarak jauh
Mungkin perusahaan Anda telah berdiri cukup lama dan telah memiliki banyak anggota tim. Namun, bisa saja Anda dan tim sudah terlanjur nyaman untuk bekerja secara remote. Agar sistem administrasi kantor tetap berjalan dengan baik, maka menyewa virtual office menjadi langkah yang sangat tepat.
4. Perusahaan yang sedang riset pasar
Tak hanya digunakan oleh perusahaan startup, jasa virtual office juga sering dipilih perusahaan besar untuk melakukan riset pasar. Biasanya perusahaan akan melakukan percobaan sambil menentukan kecocokan lingkungan yang baru dan produk yang dimiliki. Berkat trik ini maka perusahaan tidak harus keluar anggaran untuk menyewa kantor fisik.
Berapa Harga Sewa Virtual Office?
Harga sewa virtual office tentu akan berbeda-beda di setiap penyedia layanan. Selain lokasi gedung, kelengkapan fasilitas pun menjadi faktor perbedaan harga sewa kantor ini. Semakin lengkap fasilitas yang didapatkan, maka harga sewa kantor virtual juga akan makin mahal.
Kisaran harga sewa virtual office di gedung perkantoran strategis pusat Jakarta adalah sekitar Rp7-15 juta per tahun. Jika ingin harga yang lebih murah maka Anda bisa memilih lokasi kantor virtual yang berada di pinggiran Jakarta.
Manfaat Virtual Office untuk Menaikkan Bisnis
Setelah mengetahui sejarah dan arti virtual office, sekarang saatnya Anda mengetahui keuntungan menggunakan kantor virtual. Tentunya ada banyak kemudahan yang akan Anda dapatkan dengan menggunakan konsep kantor satu ini. Simak ulasannya berikut.
1. Menghemat Biaya Sewa Kantor
Manfaat virtual office yang pastinya akan Anda rasanya adalah menghemat anggaran sewa kantor. Anda tak perlu lagi membayar biaya sewa gedung yang mahal. Dana yang tersimpan pun bisa Anda manfaatkan untuk keperluan kantor lainnya, seperti membeli elektronik penunjang kerja.
Penyewaan jasa virtual office biasanya dilakukan mulai dari per 12 bulan pemakaian. Tentu harga dan ketentuan sewa virtual office akan berbeda-beda di setiap penyedia layanan sewa. Jadi, pastikan untuk membaca ketentuan dengan teliti.
2. Memangkas Pengeluaran Perawatan Kantor
Bila Anda ingin menghemat anggaran kantor, maka salah satu caranya adalah dengan menyewa layanan virtual office. Dikarenakan berbasis internet, maka Anda tidak perlu lagi membayar uang sewa gedung, biaya maintenance bulanan, atau membeli furnitur.
Anda jadi terbebas dari biaya tagihan listrik, internet, dan air, serta jasa staf pemeliharaan, seperti IT support dan cleaning staff. Tentu akan sangat menguntungkan, bukan?
3. Tak Perlu Mengatur Manajemen dan Administrasi
Selain terbebas dari biaya sewa gedung dan maintenance, menyewa jasa kantor virtual juga membuat Anda tak perlu mengatur manajemen dan administrasi kantor. Layanan virtual office biasanya menyediakan alamat surat menyurat, resepsionis, serta virtual asisten untuk kantor. Perusahaan rintisan pun akan terlihat profesional berkat layanan dari kantor virtual.
Di sisi lain, Anda juga tidak akan dipusingkan dengan biaya pembayaran jasa resepsionis dan customer service. Pasalnya, biaya ini sudah termasuk dalam harga paket yang tertera dalam penyewaan virtual office. Tentu harga paket sewa kantor virtual akan berbeda-beda tergantung penyedia jasa.
4. Membangun Citra Profesional Perusahaan
Salah satu manfaat virtual office adalah dapat menggunakan alamat jasa virtual office sebagai alamat kantor. Citra perusahaan akan semakin bagus jika Anda mencantumkan alamat di sebuah gedung perkantoran ternama.
Jika citra perusahaan sudah terlihat profesional, maka klien atau investor tidak akan ragu untuk bekerja sama dengan Anda. Pertumbuhan bisnis pun akan semakin meningkat dan menjanjikan.
5. Efisiensi Tenaga dan Waktu
Manfaat virtual office lainnya yakni lebih mengefisiensi tenaga dan waktu. Berkat sistem kerja remote, maka Anda dan tim tak perlu lagi lelah menembus macetnya jalan di kota-kota besar.
Anda dan tim dapat melakukan pekerjaan di mana saja tanpa perlu terikat dengan konsep kantor. Bila kita bisa lebih fokus dalam bekerja, tentunya akan ada banyak waktu sisa untuk melakukan aktivitas lain. Kehidupan pekerjaan dan pribadi yang seimbang pun bisa dengan mudah Anda rasakan.
6. Kemudahan Mengganti Area Kantor
Apakah Anda merasa target pasar di area atau negara yang dipilih tidak sesuai dengan goal perusahaan? Jika iya, maka Anda bisa mengganti target market bisnis dengan mudah.
Salah satu manfaat virtual office adalah kemudahan mengganti area kantor. Anda hanya perlu mengajukan perpindahan sewa alamat terbaru kepada penyedia jasa. Bila ingin menggunakan penyedia layanan yang lain, maka Anda langsung bisa memutus kontrak sewa.
7. Kesempatan Bekerja dengan Tim dari Berbagai Negara
Mungkin kesempatan ini akan sulit dirasakan oleh penyewa kantor konvensional. Manfaat virtual office bisa membuka kesempatan bagi Anda untuk menambah tim dari berbagai area, atau bahkan negara.
Sistem kerja remote membuat Anda bisa menjangkau talenta berbakat yang tersebar tak hanya di kota besar saja, tetapi juga berbagai wilayah di Indonesia. Bekerja dengan tim yang berasal dari luar negeri pun akan lebih mudah.
Pasalnya, ya, Anda tidak perlu pusing perihal visa kerja ataupun relokasi orang tersebut dari negara asalnya. Anda hanya perlu mengatur waktu kerja agar semua tim dapat berkolaborasi dengan maksimal.
Keberadaan virtual office menjadi salah satu opsi bagi pebisnis yang membutuhkan layanan administrasi secara online. Tanpa perlu menyewa ruangan di gedung perkantoran, maka perusahaan Anda tetap bisa menaikkan kredibilitas dan profesionalitas.
Manfaat virtual office juga sangat dirasakan tak hanya oleh pebisnis, tetapi juga oleh anggota tim. Apakah Anda tertarik untuk menyewa kantor virtual?
