Apakah Anda pernah mendengar istilah virtual office? Atau mungkin Anda masih bingung tentang apa itu virtual office? Jika iya, mari kita bahas pengertian virtual office beserta kelebihan dan kekurangannya.
Istilah virtual office mulai booming ketika pandemi Covid-19 terjadi pada 2020 silam. Saat itu, pemerintah membatasi aktivitas warga yang berpotensi menyebarkan virus Corona, salah satunya adalah aktivitas perkantoran.
Meski perusahaan bekerja dari rumah, tetapi uang sewa ruang di gedung perkantoran tentu terus berjalan. Oleh sebab itulah banyak pebisnis yang mulai beralih ke virtual office untuk memangkas budget sewa kantor konvensional.
Pengertian Virtual Office
Sebelum membahasnya lebih dalam, ada baiknya Anda mengerti apa itu virtual office. Virtual office atau kantor virtual adalah jenis kantor non-fisik yang berlokasi di gedung perkantoran sehingga bisa disewakan sebagai alamat bisnis legal.
Arti kata virtual office berasal dari Bahasa Inggris, yakni virtual yang berarti internet serta office yang artinya adalah kantor. Secara singkat, virtual office adalah jenis kantor yang berada secara “virtual” atau di internet.
Kantor virtual merupakan solusi bagi pebisnis yang ingin memulai usahanya, tetapi belum memiliki budget yang cukup untuk menyewa ruangan di gedung perkantoran. Sehingga, pebisnis tersebut dapat menyewa jasa kantor virtual untuk mendapatkan alamat legal demi kepentingan berbisnis.
Alamat legal sangat diperlukan untuk berbagai dokumen yang berkaitan dengan pengurusan legal dan usaha, seperti NPWP, SIUP, dan PKP (Pengusaha Kena Pajak). Dengan begitu, Anda dapat menjalankan usaha lebih efektif dan bebas rasa khawatir melanggar regulasi pemerintah.
Virtual office biasanya berlokasi di gedung perkantoran strategis, seperti Gedung Menara Satu Sentra Kelapa Gading, Menara Standard Chartered, dan Treasury Tower. Tak hanya di Jakarta, tren kantor virtual juga menyebar ke berbagai kota besar lainnya, seperti di Bali dan Surabaya.
Jadi, apa yang disewakan dari kantor virtual? Perlu diingat, virtual office bukanlah jenis kantor untuk bekerja, sehingga aktivitas di dalam kantor pun cenderung sepi. Beberapa hal yang biasa didapatkan dari kantor virtual adalah penyewaan alamat kantor, pengurusan legal bisnis, hingga handling paket dan surat bisnis.
Kantor virtual sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki sistem kerja remote, startup yang perlu alamat bisnis, serta perusahaan yang ingin menghemat biaya operasional sewa kantor.
Tentunya perusahaan tak perlu pusing dengan urusan administrasi, seperti resepsionis atau customer service. Pasalnya, kantor virtual juga biasanya menyediakan staf untuk pengelolaan administrasi kantor.
Sejarah Virtual Office
Mungkin banyak yang mengira jika virtual office baru booming belakang ini. Faktanya, konsep kantor virtual telah hadir sejak tahun 1980-an, lho!
Dilansir dari laman Startup Talky, sejarah kantor virtual bermula sejak awal tahun 80-an. Dalam sebuah artikel di Infoworlds yang terbit 1982, seorang jurnal John Markoff pertama kali memperkenalkan istilah “virtual office”.
Markoff menjelaskan jika kantor virtual akan terbangun di antara komputer personal portable – laptop – dan internet, yang akan memperluas area kerja secara dramatis. Lanjutnya, ia pun mengatakan jika di masa depan seseorang bekerja tak akan dibatasi oleh peralatan komputer rumit serta lokasi kerja. Semua orang bisa bebas bekerja dari mana pun sambil tetap berkomunikasi dengan alat yang tepat.
Jika istilah virtual office pertama kali dicetuskan oleh Markoff, maka Ralph Gregory yang menciptakan perusahaan jasa kantor virtual pertama kali di dunia.
Dikutip dari laman My Executive Center, kelahiran putri pertamanya membuat Gregory ingin bekerja dari rumah, sehingga ia bisa menghabiskan waktu lebih banyak dengan sang putri. Hingga tercetuslah ide untuk membuat kantor virtual pertama di Amerika, “The Virtual Office Inc” pada 1994.
Saat ini, sudah banyak penyedia kantor virtual di dunia. Salah yang terbesar adalah Regus, yang ternyata telah beroperasi sejak 1998. Konsep kantor virtual pun terus berkembang seiring dengan permintaan pasar.
Keuntungan Menggunakan Virtual Office
Setelah mengetahui sejarah dan arti virtual office, sekarang saatnya Anda mengetahui keuntungan menggunakan kantor virtual. Tentunya ada banyak kemudahan yang akan Anda dapatkan dengan menggunakan konsep kantor satu ini. Simak ulasannya berikut.
1. Menghemat biaya operasional kantor
Bila Anda menyewa kantor virtual tentunya tak perlu lagi pusing dengan biaya operasional kantor ataupun uang sewa gedung. Pasalnya, jasa layanan yang akan meng-cover pengeluaran bulanan untuk kebutuhan gedung.
Menyewa kantor virtual tentu akan menghemat banyak pengeluaran. Anda tak perlu membeli furniture, elektronik penunjang kerja, atau membayar biaya tagihan bulanan, seperti listrik, internet, dan air. Bahkan, Anda pun tak perlu repot membayar jasa resepsionis.
2. Membangun citra profesional perusahaan
Salah satu keuntungan sewa virtual office bisa mendaftarkan alamat perusahaan di gedung prestisius di pusat kota. Tentunya hal ini bisa membantu menaikkan citra profesional perusahaan, apalagi untuk bisnis rintisan atau startup.
Alamat yang didapatkan dari sewa virtual office tentu berfungsi layaknya alamat sewa kantor secara konvensional. Sisi positifnya adalah Anda tak perlu membayar mahal uang sewa kantor offline.
Meskipun hanya menyewa kantor “virtual” saja, tetapi Anda bisa menggunakan alamat kantor virtual untuk mendaftarkan segala legalitas bisnis. Mulai dari registrasi NPWP hingga pendaftaran PKP (Pengusaha Kena Pajak).
3. Tak perlu mengatur manajemen dan administrasi
Menyewa ruangan di gedung secara konvensional tentu memerlukan biaya yang cukup besar. Tak hanya memikirkan kebutuhan kantor seperti elektronik dan air, tetapi Anda juga perlu mengatur manajemen dan administrasi kantor.
Nah, jika sewa kantor virtual tentu tak perlu pusing perihal manajemen dan administrasi. Pasalnya, virtual office juga menyediakan alamat surat menyurat, resepsionis yang siap menjawab panggilan telepon, serta customer support untuk kantor Anda.
Itulah mengapa kantor virtual sangat cocok untuk usaha yang baru dirintis, karena Anda tak perlu repot soal manajemen dan administrasi kantor. Startup kecil pun akan terlihat seperti perusahaan besar dan profesional berkat layanan dari kantor virtual.
4. Efisiensi tenaga dan waktu
Keuntungan dari segi pekerja adalah lebih menghemat tenaga dan waktu. Berkat sistem kerja remote atau work from anywhere, maka Anda dan tim tak perlu lagi lelah menembus macetnya jalanan di kota-kota besar, khususnya Jakarta.
Anda bisa bekerja dari mana saja tanpa harus berangkat ke kantor konvensional. Pasalnya, lokasi kantor yang Anda miliki adalah virtual. Anda dan tim pun bisa lebih fleksibel bekerja tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.
Bila Anda dan tim bisa lebih fokus dalam bekerja, tentunya akan ada banyak waktu sisa untuk melakukan aktivitas lain. Menikmati kehidupan yang work-life balanced pun bisa lebih mudah dicapai.
5. Mudah mengganti area kantor
Kemudahan satu ini akan sulit ditemukan oleh sewa kantor konvensional. Secara umum, kantor virtual bisa disewa bulanan atau tahunan. Oleh sebab itu, sangatlah mudah mengganti alamat kantor jika Anda ingin berpindah tempat bisnis. Tak perlu lagi repot memindahkan barang, kan?
Anda hanya perlu memutus kontrak sewa di penyedia layanan dan berpindah ke alamat yang diinginkan. Bahkan, proses perpindahan alamat akan lebih mudah jika Anda kembali menyewa kantor virtual dari penyedia layanan yang sama.
Kekurangan Menggunakan Jasa Virtual Office
Selain mengetahui kelebihan sewa kantor virtual, Anda juga perlu mengetahui kerugiannya. Kira-kira apa saja kerugian menggunakan jasa virtual office? Simak ulasannya berikut.
1. Kuota ruang yang terbatas
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, kantor virtual berarti tidak memiliki ruangan pribadi seperti halnya kantor biasa. Biasanya pelayanan sewa virtual office hadir dengan paket kuota pemakaian ruangan rapat dan kerja. Misalnya, kuota ruang rapat 5 jam per bulan atau kuota penggunaan meja kerja 4 jam per bulan.
Hal ini terjadi karena banyaknya perusahaan yang juga menggunakan jasa virtual office di layanan tersebut. Sehingga, Anda pun harus berbagi kuota ruangan dengan perusahaan lain.
2. Kurang adanya interaksi
Bila dilihat dari sisi karyawan, sewa kantor virtual juga memberikan kekurangan. Bekerja secara remote tentunya akan memperkecil interaksi antara karyawan. Meskipun saat ini sudah banyak software dan tools yang membantu untuk berkomunikasi jarak jauh, tetapi komunikasi secara langsung tentu akan lebih maksimal.
Hubungan antar karyawan pun akan hanya sebatas rekan kerja saja. Oleh sebab itu, sangat disarankan untuk sesekali berkumpul untuk bekerja atau sekadar berkumpul mempererat ikatan.
3. Risiko menurunnya produktivitas
Faktanya, tidak semua orang cocok untuk bekerja secara remote. Ada beberapa orang yang memang lebih fokus jika bekerja di kantor. Ada banyak faktor yang bisa membuat seseorang kurang fokus dalam bekerja, salah satunya adalah distraksi dari lingkungan sekitar.
Selain itu, suasana yang monoton dan kurangnya interaksi secara langsung dengan rekan kerja bisa membuat seseorang merasa jenuh. Untuk meningkatkan produktivitas, cobalah untuk sesekali bekerja di co-working space.
4. Waktu kerja yang tak jelas
Kantor yang menyewa virtual office tentunya menerapkan sistem kerja remote untuk karyawannya. Bekerja secara virtual terkadang membuat waktu kerja menjadi kabur. Apalagi jika orang tersebut tidak disiplin terhadap waktu kerja.
Hal ini tentu berbeda dengan kantor konvensional. Pasalnya, ada waktu kerja yang jelas bila kita bekerja di kantor. Oleh sebab itu, sangat diperlukan disiplin yang tinggi jika seseorang bekerja remote.
Itulah penjelasan tentang arti virtual office, sejarahnya, serta kelebihan dan kekurangan menggunakan tipe kantor ini. Tentu saja virtual office sangat berguna bagi Anda yang ingin menghemat biaya operasional kantor ataupun memiliki tim yang bekerja secara remote.
Citra profesional perusahaan pun tetap terjaga berkat layanan sewa kantor virtual. Oleh sebab itu, sewa virtual office menjadi alternatif terbaik selain sewa ruangan di kantor konvensional.
Apakah Anda sedang cari lokasi sewa virtual office terdekat di rumah tinggal? Tulis di kolom komentar!
