Serviced office menjadi salah satu tipe kantor yang saat ini sedang banyak dicari oleh pebisnis. Berkat kemudahan serta fasilitas penunjang, jenis kantor satu ini menjadi alternatif bagi Anda yang ingin memiliki kantor privat namun tetap menghemat budget.
Ada banyak hal yang harus Anda ketahui sebelum menggunakan layanan serviced office. Tentunya hal ini harus dilakukan agar Anda tidak kecewa di kemudian hari.
Pengertian Serviced Office
Ternyata, jenis kantor satu ini memiliki banyak istilah lain, lho. Dilansir dari laman academic-accelerator.com, beberapa nama lain untuk serviced office adalah managed office, flexible office, kantor eksekutif, business center, dan executive center. Jadi, apa itu serviced office?
Serviced office adalah penyewaan ruang kerja di sebuah lantai gedung perkantoran dengan fasilitas kantor lengkap dan modern. Biasanya, sistem sewa serviced office melalui penyedia layanan. Anda bisa menyewa beragam ukuran ruangan, mulai dari ruang kerja berkapasitas 1-3 orang hingga lebih dari 10 orang.
Tentunya serviced office berbeda dengan penyewaan ruang kantor secara konvensional. Sewa kantor secara konvensional membutuhkan budget yang tinggi karena Anda akan dikenakan biaya pemasangan furniture, pengadaan peralatan kantor, hingga pemeliharaan bulanan, seperti service AC.
Selain itu, sewa kantor konvensional biasanya mengharuskan penyewa untuk merental satu lantai, satu blok, atau bahkan satu gedung.
Kamu pun perlu memperhitungkan biaya pengeluaran untuk logistik harian di gedung kantor biasa, mulai dari air minum hingga teh atau kopi. Anda pun harus mempekerjakan resepsionis hingga office boy agar operasional di kantor berjalan lancar.
Sementara itu, jika menyewa kantor serviced maka Anda dapat menggunakan fasilitas ruang kerja tanpa perlu repot memikirkan biaya furnitur atau pemeliharaan. Pasalnya, layanan serviced office biasanya sudah termasuk perabotan.
Jadi, Anda hanya perlu membawa tim yang siap bekerja tanpa perlu pusing memikirkan meja dan kursi. Anda dan tim pun bisa menggunakan fasilitas lainnya yang telah disiapkan oleh layanan kantor serviced, termasuk akses pantry dan ruang rapat.
Layanan sewa serviced office sangat cocok bagi Anda yang menginginkan ruang kerja lebih formal, privat, dan profesional. Tak perlu lagi repot mencari tempat untuk bertemu klien penting karena Anda bisa melakukannya di ruang kantor serviced.
Ruangan kerja pun didesain secara khusus untuk mendukung aktivitas kerja. Mulai dari pencahayaan terang, pendingin ruangan, perabotan berkualitas, hingga sambungan internet.
Tentunya pemilihan jenis kantor sangat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Jadi, mau pilih sewa kantor virtual atau serviced?
Siapa yang Cocok Menyewa Kantor Serviced?
Bila Anda ingin menyewa kantor fisik, tetapi terkendala dengan budget kantor yang terbatas, maka alternatif lainnya adalah menyewa layanan serviced office. Anda tak perlu pusing mengatur segala biaya bulanan pemeliharaan kantor, lho.
Fasilitas lengkap untuk aktivitas bisnis pun tetap bisa Anda rasakan. Menyewa layanan serviced office tentu akan menghemat biaya operasional perusahaan.
Lantas, apakah semua perusahaan cocok untuk menggunakan kantor serviced? Tentu saja tidak. Berikut ini adalah beberapa perusahaan yang cocok menyewa serviced office.
1. Perusahaan rintisan atau startup
Perusahaan rintisan atau startup tentu masih memiliki anggaran terbatas untuk menyewa di gedung perkantoran. Selain itu, tim di startup juga biasanya masih berjumlah sedikit.
Alih-alih menghabiskan dana yang besar untuk menyewa area kerja, sangat disarankan untuk perusahaan startup menyewa serviced office saja. Anda pun masih bisa merasakan semua fasilitas kantor seperti ruang rapat. Budget operasional kantor jadi lebih hemat, kan?
2. Perusahaan yang butuh kantor temporer
Bila perusahaan Anda memiliki pekerjaan berbasis proyek, seperti konstruksi, tentunya perlu kantor yang letaknya dekat dengan lokasi pembangunan. Oleh sebab itu, perusahaan yang membutuhkan kantor kontemporer sangat disarankan untuk menyewa serviced office.
Anda tak perlu lagi repot memindahkan berbagai furnitur kantor untuk kegiatan di tempat kerja. Anda dan tim hanya perlu membawa perlengkapan penunjang kerja yang dibutuhkan. Pasalnya, kantor serviced telah menyiapkan berbagai perabotan kantor dan fasilitas lainnya.
3. Perusahaan yang Mencari Market Baru
Serviced office juga cocok bagi perusahaan yang sedang memulai memperluas bisnisnya. Tentunya perlu biaya yang sangat besar untuk menyewa kantor di gedung perkantoran. Padahal, Anda masih dalam tahap untuk research pasar baru.
Oleh sebab itu, sangat disarankan untuk menyewa kantor service saat mencari market baru agar keuangan perusahaan tetap sehat. Bila target market baru sudah ditemukan dan hasilnya memuaskan, maka Anda bisa ekspansi menyewa ruang kerja lebih besar.
Fasilitas di Layanan Serviced Office
Meski layanan serviced office hanya menyewakan ruang kerja saja, tetapi tentu penyewa bisa menggunakan semua fasilitas kantor yang ada. Perlu diingat, fasilitas kantor yang tersedia di setiap layanan sewa kantor serviced tentunya berbeda-beda.
Secara umum, kantor serviced menyediakan berbagai fasilitas untuk menunjang produktivitas kerja serta kelancaran operasional perusahaan. Berikut ini adalah fasilitas yang diberikan oleh serviced office:
- Alamat domisili bisnis di gedung prestisius
- Layanan resepsionis
- Layanan korespondensi atau surat menyurat
- Layanan menerima telepon dan forward kepada perusahaan
- Akses internet
- Akses self-serviced pantry, termasuk air minum, kopi, dan teh
- Penggunaan ruang meeting
- Akses lounge
- Mesin faks dan printer
- Cleaning serviced harian
- Access card gedung perkantoran
- Company signage
- Loker atau lemari pribadi
- Bisa mengikuti acara regular dari penyedia layanan
Harga Sewa Kantor Serviced
Kira-kira berapa harga sewa serviced office? Perlu diingat, harga sewa kantor serviced akan lebih mahal daripada virtual office. Namun, harga sewanya tentu akan jauh lebih murah jika dibandingkan menyewa kantor konvensional.
Durasi sewa kantor serviced bisa berbeda-beda di setiap penyedia layanan, mulai dari layanan bulanan, per tiga bulan, hingga tahunan. Harga sewa pun bervariasi, mulai dari Rp3 juta hingga Rp30 juta per bulan. Harga sewa ditentukan oleh besar ruangan, jumlah orang dalam satu ruangan, serta fasilitas yang didapatkan.
Keuntungan Menggunakan Serviced Office untuk Bisnis
Setelah mengetahui arti serviced office, fasilitas, dan harga sewa, tentunya Anda juga harus tahu keuntungan jika menggunakan layanan ini. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang akan Anda rasakan dari menyewa layanan kantor serviced.
1. Biaya operasional sewa kantor lebih murah
Tak bisa dipungkiri jika salah satu keuntungan sewa serviced office adalah dapat memangkas biaya operasional kantor dan sewa gedung perkantoran. Anda bisa berhemat budget karena tak perlu repot mengeluarkan biaya maintenance seperti pembersihan AC, ruang kerja, dan lainnya.
Namun, ada baiknya Anda pun melakukan perbandingan dari setiap penyedia jasa layanan untuk mendapatkan fasilitas dan harga sewa serviced office terbaik. Jangan sampai mengorbankan kenyaman dan efektivitas kerja hanya demi harga sewa kantor serviced yang murah.
2. Bisa mendapatkan lokasi kantor strategis
Kantor serviced biasanya berlokasi di gedung perkantoran yang strategis. Sehingga, sangat memudahkan bagi Anda dan tim untuk menuju ke kawasan perkantoran. Mobilitas menuju kantor pun biasanya relatif banyak, mulai dari akses jalan yang mudah hingga transportasi publik yang melimpah.
Selain itu, lokasi kantor yang strategis juga bisa menambah citra profesional untuk perusahaan Anda. Calon klien atau rekan bisnis tentu akan lebih percaya dengan perusahaan yang bekerja di gedung prestisius.
3. Kesempatan membangun networking
Seperti yang diketahui jika ada banyak perusahaan yang menyewa area serviced office. Oleh sebab itu, sangat memungkinkan jika Anda membangun networking dengan orang dari perusahaan lain.
Anda bisa memanfaatkan situasi ini untuk sarana marketing perusahaan atau bahkan menambah klien. Mungkin saja suatu saat Anda bisa berkolaborasi dengan perusahaan tersebut.
4. Tersedia back-office profesional
Kebanyakan kantor serviced akan hadir dengan staf back-office untuk mengurus berbagai keperluan. Mulai dari resepsionis, petugas kebersihan, IT support, dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda tak perlu keluar biaya lebih untuk mempekerjakan staf back-office.
Selain itu, staf back-office pun siap membantu bisnis Anda berjalan lebih lancar. Seperti layanan membersihkan ruangan setiap hari hingga menerima surat dan paket untuk perusahaan. Anda jadi bisa lebih fokus dalam menjalankan bisnis.
5. Bisa langsung menggunakan fasilitas kantor
Tak perlu lagi sibuk menambah instalasi internet atau televisi. Pasalnya, serviced office hadir bersama serangkaian fasilitas kantor penunjang kerja. Mulai dari akses internet, televisi, telepon, hingga lemari kantor.
Beberapa kantor serviced juga menyediakan peralatan elektronik kantor seperti mesin print, mesin faks, atau mesin fotocopy berkualitas tinggi.
6. Lebih fleksibel berpindah kantor
Salah satu keuntungan dari menyewa kantor serviced adalah kemudahan jika ingin berpindah area kantor. Mayoritas penyewaan kantor konvensional berlangsung dalam kurun waktu yang lama, misalnya 5 tahun. Oleh sebab itu, sangat sulit bagi perusahaan jika ingin berpindah lokasi karena tren bisnis yang berubah atau sebab lainnya.
Serviced office bisa disewa hanya dalam kurun waktu satu bulan hingga per tahun. Selain itu, kantor jenis ini juga sudah dilengkapi dengan furnitur dan lainnya. Sehingga, proses berpindah area kantor jadi lebih mudah.
7. Syarat penyewaan kantor yang lebih ringkas
Sewa kantor konvensional tentu membutuhkan banyak persyaratan, selain itu peraturannya juga sangat banyak. Oleh sebab itu, serviced office hadir sebagai alternatif terbaik kantor fisik untuk perusahaan startup.
Persyaratan dan peraturan penyewaan kantor serviced pun dibuat lebih mudah untuk diikuti. Tentunya syarat sewa kantor akan berbeda-beda tergantung penyedia layanan. Jadi, carilah penyedia layanan sewa kantor serviced yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan Anda.
Kekurangan Menggunakan Serviced Office untuk Bisnis
Jika membahas keuntungan tentu kita juga harus mengetahui kekurangan. Berikut ini adalah beberapa kekurangan dari sewa kantor serviced untuk bisnis.
1. Tidak bisa mendekorasi ruangan kerja
Tentu Anda tidak bisa leluasa menghias atau mendekorasi ruangan kerja sesuka hati. Pasalnya, ruang kerja yang Anda sewa di serviced office kemungkinan besar juga akan digunakan oleh orang lain di kemudian hari. Jadi, sangat diharapkan untuk penyewa menjaga ruangan sebaik mungkin.
2. Sharing fasilitas kantor dengan perusahaan lain
Hal ini bisa menjadi kekurangan bila jumlah orang yang menggunakan fasilitas bersama terlalu banyak. Misalnya saja area pantry tentu akan sangat penuh jika jam istirahat. Sehingga Anda pun harus sadar untuk menggunakan peralatan makan secukupnya.
Selain itu, jumlah ruang rapat pun terbatas. Bisa-bisa Anda harus mengantre untuk bisa menggunakan ruang rapat tersebut. Sangat disarankan untuk memesan ruang rapat dari jauh hari untuk mendapatkan kuota pemakaian.
3. Harga cukup mahal bila sewa jangka panjang
Mungkin harga sewa kantor serviced akan terasa murah untuk periode singkat. Namun, harga sewa kantor akan tetap terasa mahal jika Anda menyewanya dalam jangka panjang. Selain itu, semakin banyak jumlah pekerja yang menggunakan ruangan serviced office, maka harga sewa juga semakin tinggi.
4. Adanya extra fee dan perubahan aturan
Beberapa penyedia jasa sewa serviced office mungkin membebankan biaya tambahan untuk upgrade fasilitas. Contohnya jika Anda ingin akses internet lebih cepat, maka perlu membayar biaya tambahan.
Selain itu, kantor serviced juga bisa saja mengubah aturan yang memberatkan penyewa. Bahkan, tak jarang jika manager serviced office bisa memindahkan ruangan kerja Anda untuk mengakomodir kebutuhan tenan baru.
Itulah dia penjelasan apa itu serviced office beserta fasilitas dan kisaran harga sewa. Selain itu, Anda juga harus tahu keuntungan dan kekurangan jika menyewa kantor serviced ini. Pelajari dengan teliti perihal peraturan yang berlaku di penyedia layanan pilihan Anda.
Apakah Anda sedang cari serviced office Jakarta, Bali, atau Surabaya? Tulis di kolom komentar, ya.
